Table of Contents

מסך ניהול סוכנויות

מסך ניהול סוכנויות

במדריך הזה נלמד כיצד סוכנות דיגיטל יכולה לנהל בצורה מקצועית ויעילה את כל הפעילות שלה במערכת – מניהול לקוחות וחברות, דרך הגדרת משתמשים ותפקידים, ועד לניהול מלא של הפרטים הפיננסיים. בואו נתחיל.

1. כניסה לניהול הסוכנות

כדי לנהל את חשבון הסוכנות, יש להיכנס למסך ניהול הסוכנויות. זה נַעֲשָׂה דרך התפריט שנמצא בפינה העליונה. לחץ על שם הסוכנות או על הלוגו – ותגיע ישר ללוח הניהול המרכזי שלך.

כניסה לניהול הסוכנות

2. פרטי הסוכנות

זהו המסך הראשי של ניהול הסוכנות. כאן תוכלו לראות את כל פרטי הסוכנות במקום אחד – שם הסוכנות, פרטי התקשורת, ומספר הלקוחות הפעילים. חשוב לוודא שהמידע כאן מעודכן ומשקף נכון את הסוכנות, כי זהו הבסיס לכל הפעילויות הבאות.

פרטי הסוכנות

3. חברות הסוכנות

עכשיו נעבור לאחד החלקים המרכזיים במערכת – רשימת החברות. כאן תוכלו לראות את כל הלקוחות שכפופים תחת הסוכנות שלכם. כל שורה בטבלה מייצגת חברה נפרדת, עם שם, סטטוס, ופרטים רלוונטיים נוספים. זה המקום שבו תתחילו לנהל את כל לקוחותיכם.

חברות הסוכנות

4. חיפוש חברות

כדי למצוא לקוח ספציפי במהירות, השתמשו בשדה החיפוש. פשוט הקלידו את שם החברה, והמערכת תסנן את התוצאות בזמן אמת. החיפוש עובד גם לפי שם החברה באנגלית, וכך קל לאתר כל לקוח, גם במאגר עם עשרות או מאות חברות.

חיפוש חברות

5. סטטוס חברה

שימו לב לעמודת הסטטוס של כל חברה. המערכת מאפשרת לסמן סטטוסים שונים – לדוגמא: לקוח פעיל, או לא פעיל. הסטטוס משפיע ישירות על גישת הלקוח למערכת ועל הזכויות שלו. ודאו שהסטטוס מוגדר נכון עבור כל חברה.

סטטוס חברה

6. סינון חברה לפי סטטוס

בנוסף לחיפוש בטקסט, המערכת מאפשרת גם לסנן את הרשימה לפי סטטוס החברה. ניתן לבחור לראות רק לקוחות פעילים, רק לקוחות לא פעילים, או את כולם יחד. זה עוזר לנהל את החברות בצורה חכמה ולדעת בדיוק אילו חברות אנחנו רוצים לראות

סינון חברה לפי סטטוס

7. כניסה לניהול חברה

כדי להיכנס לדף הניהול של חברה ספציפית, פשוט לחצו על החברה בטבלה. המערכת תפתח את דף הניהול המלא של אותה חברה. הדף כולל את כל המידע על אותה חברה – מהפרטים הבסיסיים ועד למשתמשים ונתונים פיננסיים.

כניסה לניהול חברה

8. מצב עריכה חברה

בלחיצה על שלוש הנקודות, ניתן להיכנס לעריכת החברה, או להפיכתה ללא פעילה.

מצב עריכה חברה

9. עריכת חברה

במצב העריכה תוכלו לעדכן את כל פרטי החברה – שם, תחום הפעילות, פרטי התקשורת, ועוד. בסיום לחץ על “שְׁמוֹר” כדי לשמור את השינויים.

עריכת חברה

10. פרטי חברה

כאן ניתן לעדכן את שם החברה בעברית, ובאנגלית. שימו לב! שם החברה באנגלית הינו קבוע ולא ניתן לשינוי

פרטי חברה

11. משתמשי סוכנות המשוייכים לחברה

בחלק התחתון של דף החברה תמצאו את רשימת המשתמשים המשויכים לאותה חברה. כאן תוכלו לראות את כל המשתמשים שיש להם גישה ללקוח, ביחד עם התפקיד שלהם ודרגת הגישה שלהם.

משתמשי סוכנות המשוייכים לחברה

12. חיפוש משתמש + סינון תפקיד

ניתן לחפש משתמש ספציפי , וכן לסנן לפי תפקיד – מנהל או משתמש רגיל. זה עוזר לאתר בצורה מהירה את המשתמש הנכון ולהבין את ההרכב של הצוות שעובד עם הלקוח.

חיפוש משתמש + סינון תפקיד

13. כניסה למערכת המרקטינג

כאן תמצאו מַעֲבָר למערכת פיקס מרקטינג, של אותה חברה בצורה מהירה

כניסה למערכת המרקטינג

14. הוספת חברה

נקודה חשובה: כאשר מוסיפים חברה חדשה, בשדה שם החברה באנגלית, לא ניתן לשים רווחים. השם חייב להיות רצוף לחלוטין כי הוא יהפוך לחלק מה-URL של הלקוח במערכת פיקס מרקטינג. לדוגמא: אם שם החברה הוא “Happy Flowers”, אז השם במערכת יהיה “happyflowers” – עם סמיכות, וללא רווחים.

הוספת חברה

15. הוספת חשבון חברה חדש

יש לרשום שם בעברית ושם באנגלית ולחיצה על הוסף

הוספת חשבון חברה חדש

16. חשבוניות

עכשיו נעבור לאחד החלקים החשובים ביותר – ניהול פיננסי. דרך פנל הניהול ניתן לעבור ישירות לאזור הפיננסי, שבו תוכלו לנהל כרטיסי אשראי, לצפות בחשבוניות ולהוריד אותן, ולנהל את כל ההיבטים הפיננסיים של הסוכנות.

חשבוניות

17. הוספת כרטיס אשראי או עדכון כרטיס לסכונות

באזור חשבוניות תוכלו לנהל את אמצעי התשלום של הסוכנות. כאן תוכלו להוסיף כרטיס אשראי חדש, לעדכן כרטיס קיים, ולקבוע איזה כרטיס ישמש לחיוב הסוכנות. הפרטים מוצפנים בצורה מאובטחת.

הוספת כרטיס אשראי או עדכון כרטיס לסכונות

18. צפייה והורדת חשבוניות

יש ללחוץ על העין בשביל צפיה. ויש ללחוץ על האייקון של המסמך, לצורך הורדה.

צפייה והורדת חשבוניות

19. ניהול משתמשי סוכנות

עכשיו נעבור לניהול משתמשי הסוכנות עצמה. כאן תוכלו לראות את כל העובדים והמשתמשים שיש להם גישה למערכת הסוכנות, לנהל את הרשאות שלהם, ולהוסיף משתמשים חדשים לצוות. זה עוזר לשמור על סדר בתוך הסוכנות, ולהבטיח שרק לאנשים מורשים, יש גישה.

ניהול משתמשי סוכנות

20. עריכת משתמש קיים והוספת משתמש חדש

לחיצה על שלוש הנקודות, מאפשרת עריכת משתמש קיים ושינוי הפרטים שלו, או הפיכתו ללא פעיל. כדי להוסיף משתמש חדש לסוכנות, לחצו על “הוֹסֵף משתמש”. המערכת תבקש מכם להזין את כתובת האימייל של המשתמש החדש. ודאו שהאימייל נכון ופעיל לפני שתמשיכו – זהו האימייל שישמש עבור הזיהוי וכניסת המשתמש למערכת.ה

עריכת משתמש קיים והוספת משתמש חדש

21. הזנת אימיל לאימות משתמש

הזינו את האימייל של המשתמש שברצונכם להוסיף לסוכנות. המערכת תבדוק אם האימייל קיים כבר במערכת או אם זהו משתמש חדש. אם המשתמש חדש, הוא יקבל אימייל הזמנה להשלמת הרשמה ולקבוע סיסמא.

הזנת אימיל לאימות משתמש

22. הגדרת משתמש סוכנות

לאחר הזנת האימייל, הגדירו את התפקיד של המשתמש בסוכנות – מנהל סוכנות, או משתמש רגיל. מנהל סוכנות, יכול לראות ולערוך את כל החברות והנתונים, בעוד שמשתמש רגיל יש גישה מוגבלת. הקפידו למתן את הדרגה המתאימה לכל משתמש.

הגדרת משתמש סוכנות

23. הוספת משתמש לחברה פעילה

על מנת לתת למשתמש סוכנות, גישה לחברה מסוימת, יש לסמן v על המשתמש, בחברה הרלוונטית.

הוספת משתמש לחברה פעילה