במדריך זה, נכיר את מערכת הַ FIX-CRM, ונלמד כיצד לבצע פעולות בצורה פשוטה, מהירה ויעילה, כדי שתוכלו להפיק את המירב מהמערכת.

כך נראה הדַּאשְׁבּוֹרְד הראשי בכניסה למערכת. במסך זה, ניתן לראות את סביבות העבודה, משימות, יומן, הצעות מחיר, ועוד.מערכת FixCRM מאורגנת לפי סביבות עבודה. כל חברה יכולה להגדיר את סביבות העבודה שלה, בהתאם לצרכים ולאופי הפעילות, למשל לפי מחלקות, תהליכי עבודה, תחומי פעילות או כל חלוקה אחרת שמתאימה לעסק.

בדוגמה שלפנינו מופיעה סביבת העבודה "מכירות". בואו נלחץ על סביבת העבודה "מכירות" וניכנס אליה.

בתוך סביבת העבודה ניתן לנהל רשימות שונות בהתאם לצורכי העסק. בדוגמה זו, הרשימות מייצגות את שלבי המכירה, אך כל עסק יכול להתאים את מבנה הרשימות לאופי הפעילות שלו.כל כרטיס לקוח יכול להיות ברשימה אחת, ובסביבת עבודה אחת.

ניתן להעביר כרטיס לקוח מרשימה אחת לאחרת, בקלות ובמהירות, באמצעות גרירה פשוטה של הכרטיס עם העכבר.

על מנת להוסיף לקוח לרשימה, יש ללחוץ למטה על "הוסף כרטיס לקוח".

לאחר מכן, יש למלא שם מלא, טלפון, אימייל, והקצאה בצוות, ולסיום יש ללחוץ על "צוֹר כרטיס".

בחלקו העליון של כרטיס הלקוח יוצגו השדות הבסיסיים שֶׁמִּלֵּאנוּ.ניתן ליצור שדות נוספים בהתאמה אישית, ולערוך שדות קיימים, באמצעות הכפתור "הוספה ועריכת שדות", אשר מופיע בתחתית.

מתחת לשדות ניתן ליצור משימות הקשורות ללקוח, ולשייך אותן למשתמש אחד או למספר משתמשים. לכל משימה ניתן להוסיף תיאור בטקסט חופשי ולקבוע מועד לביצוע.בואו נוסיף משימה יחד ונראה כיצד עושים זאת במערכת.

בעת יצירת משימה חדשה, או עריכת משימה קיימת, ניתן להזין שם למשימה ולהוסיף תיאור מפורט בטקסט חופשי.

ניתן לשייך את המשימה למשתמש אחד או למספר משתמשים במקביל.המשתמשים שאליהם שויכה המשימה יקבלו התראות הקשורות אליה ויוכלו לעקוב אחר ביצועה.

לכל משימה ניתן להגדיר מועד לביצוע, באמצעות בחירת תאריך ושעה.

כדי לסמן משימה כְּהוּשְׁלְמָה, סמנו את תיבת הסימון שלצידה.באמצעות סמל העין ניתן להציג או להסתיר משימות שכבר הושלמו. משימה שהושלמה, תסומן בירוק. משימה שמועד הביצוע שלה חלף, תסומן באדום. ובשאר המשימות, יוצג סמל של שעון, בהתאם לזמן שנותר לביצוע.

את סמל השעון ניתן לראות גם כאשר כרטיס הלקוח סגור, ישירות מתוך סביבת העבודה.הסמל יוצג בהתאם למשימה הקרובה ביותר של הלקוח, שעדיין לא הושלמה.

בכרטיס הלקוח ניתן לראות כמה משימות הושלמו וכמה משימות עדיין ממתינות לביצוע. כך ניתן לקבל תמונת מצב ברורה ועדכנית של המשימות הקשורות ללקוח.

מתחת לאזור המשימות ניתן להוסיף הערות בטקסט חופשי ולתעד מידע נוסף הקשור ללקוח.

בתפריט הימני של כרטיס הלקוח, מופיעים שם הלקוח, הסטטוס, וכפתורים מהירים ליצירת קשר באמצעות אימייל, SMS, וואטסאפ ואמצעי תקשורת נוספים. בדוגמה זו נראה כיצד ניתן לשלוח הודעות ללקוח באמצעות WhatsApp API.

בחלון הצ'אט של וואטסאפ, ההודעות הלבנות, הן הודעות שנשלחו מכם אל הלקוח, ואילו ההודעות הירוקות, הן הודעות נכנסות, שהתקבלו מהלקוח. לאחר שהלקוח שולח הודעה נכנסת, ניתן להשיב לו באופן חופשי במשך 24 שעות, לכתוב הודעות טקסט, לצרף קבצים ולשלוח תכנים נוספים. כאשר חלפו יותר מ־24 שעות מאז ההודעה האחרונה של הלקוח, ניתן לחדש את ההתכתבות באמצעות תבנית הודעה שאושרה מראש על ידי Meta.

בנוסף לכפתורים המהירים לשליחת הודעות, כרטיס הלקוח כולל מגוון פעולות וכלים, כגון ניהול אנשי קשר, צפייה בקבצים, שליחת הזמנות לחתימה דיגיטלית, צפייה בהיסטוריית הפניות ובהיסטוריית הפעולות, העברת הכרטיס לסביבת עבודה אחרת, שכפול, שיתוף, מחיקה והקצאת הכרטיס למשתמשים בַּצֶּוֶת.

במערכת FIX-CRM ניתן להקצות כרטיס לקוח למשתמש אחד, או למספר משתמשים, בהתאם לצורכי העבודה. כדי לבצע את ההקצאה, נלחץ על האייקון של הפלוס ונפתח את רשימת המשתמשים.

ניתן לבחור את המשתמשים הרצויים אחד־אחד, או ללחוץ על האפשרות "בחר הכול" כדי להקצות את כרטיס הלקוח לכל המשתמשים ברשימה. לחיצה ראשונה על "בחר הכול" תסמן את כל המשתמשים, ולחיצה נוספת תסיר את הסימון מכולם. בנוסף, ניתן לאתר משתמשים בקלות וּבִמְהִירוּת, באמצעות שורת החיפוש.

בסביבת העבודה, יש כפתור מסננים אשר יעזור לנו לראות רק את כרטיסי הלקוחות הרלוונטים.

בלחיצה על כפתור המסננים, ייפתח תפריט בצד ימין, עם כל אפשרויות הסינון השונות. ניתן לשמור סינונים לצורך עבודה נוחה וקלה על המערכת.

ניתן לשנות את אופן הצגת המידע בהתאם להעדפה ולצורכי העבודה, ולעבור בקלות מתצוגת כרטיסיות לתצוגת טבלה מסודרת ומרוכזת.

כעת, נעבור ליומן המערכת, ונכיר את האפשרויות המרכזיות לניהול פגישות, משימות ואירועים. ביומן ניתן לצפות בלוחות הזמנים של הצוות, לעבור בין תצוגות שונות, ולנהל את הפעילות בצורה חכמה, מסודרת ויעילה.

באמצעות כפתור זה, ניתן לבחור אילו יומנים יוצגו על המסך, ולסנן את התצוגה לפי המשתמשים הרצויים.

כאן ניתן לבחור את אופן התצוגה של היומן, למשל, תצוגה חודשית, שבועית או יומית, בהתאם להעדפה ולצורכי העבודה.

באמצעות האייקון של גלגל השיניים, ניתן לחבר את היומן ל־Google Calendar, לאַאוּטְלוּק אופיס־365, ולזוּם. בנוסף, בתפריט זה ניתן להגדיר אפשרויות נוספות, כגון משך ברירת המחדל של פגישה, תצוגת ברירת המחדל של היומן, והגדרות נוספות לניהול היומן.

ניתן ליצור פגישה חדשה ביומן, באמצעות לחיצה על התאריך הרצוי, או באמצעות לחיצה על הכפתור הכחול, "אירוע חדש".

בעת יצירת אירוע חדש, ייפתח תפריט שבו ניתן להגדיר את כל פרטי הפגישה או המשימה, בהתאם לצורך.

תחילה, נבחר אם ברצוננו ליצור פגישה או משימה.

לאחר מכן, נזין שם או כותרת ברורים לפגישה, כדי שיהיה ניתן לזהות אותה בקלות ביומן.

בשלב זה, נבחר את תאריך הפגישה, את שעת ההתחלה, ואת משך הזמן המתוכנן שלה.

ניתן להגדיר את הפגישה כאירוע חד־פעמי, או כאירוע חוזר, המתקיים באופן קבוע, לפי ימים, שבועות או תדירות אחרת שנבחר.

ניתן לבחור אם הפגישה תתקיים באופן פרונטלי, או בֶּזוּם. עבור פגישה פרונטלית, ניתן להוסיף את כתובת הפגישה או את המיקום שבו היא תתקיים.

ניתן לסמן כל פגישה בצבע שונה. כך ניתן להבחין בקלות בין סוגי פגישות, מחלקות, משתמשים או רמות חשיבות, ולשמור על יומן ברור ומסודר.

ניתן להוסיף לפגישה מוזמנים מסוגים שונים, כגון לקוחות, מתוך אזור "כרטיסי לקוחות", משתמשים במערכת, וגם כתובות אימייל שאינן קיימות במערכת, באמצעות הוספה ידנית.

באמצעות כפתור זה, ניתן לבחור כיצד יישלחו ההזמנות למוזמנים שהוספנו לפגישה. ניתן לשלוח את ההזמנה באמצעות אימייל, SMS, וואטסאפ, או באמצעות שילוב של מספר ערוצי תקשורת.

כאן ניתן להוסיף הערות בטקסט חופשי, כגון מידע חשוב, נושאים לשיחה, הנחיות או פרטים נוספים הקשורים לפגישה.

בנוסף לפגישות, ניתן להוסיף ליומן גם משימות של הצוות, וכך לעקוב אחר משימות לביצוע, מועדי יעד ואחריות המשתמשים, בצורה קלה ונוחה.

כאשר בוחרים ליצור משימה, במקום פגישה, תפריט ההגדרות משתנה בהתאם, ומציג את האפשרויות הרלוונטיות לניהול המשימה.

כעת, בואו נלחץ על ניהול מערכת ונכיר את תפריט הניהול.

בתפריט זה, נוכל לנהל ולערוך מודולים שונים במערכת, וכן להכין תבניות עם הנוסחים המתאימים לעסק. התפריט כולל: ניהול משתמשים תפקידים והרשאות, אוטומציות, משימות, הזמנות לחתימה דיגיטלית, מועדון לקוחות לדיוור בתפוצה רחבה, ניהול תבניות אימייל, תבניות SMS, תבניות וואטסאפ, חיבור למרכזייה טלפונית, ניהול דוחות בהתאמה אישית, מיתוג החברה, ייבוא, ייצוא, וסל המיחזור עבור הפריטים שנמחקו.

בהתאם להרשאות שהוגדרו עבור המשתמש, ניתן לעבור לממשק FIX Marketing, בקלות וּבִמְהִירוּת, באמצעות כפתור זה. בממשק FIX Marketing ניתן לנהל את תחומי הפרסום והשיווק של העסק, לצפות בדוחות ובנתונים סטטיסטיים, לבחון את החזר ההשקעה, להגדיר אוטומציות, לדווח על המרות, ולעקוב אחר ביצועי הקמפיינים, כדי לנהל את פעילות השיווק בצורה מדויקת, יעילה ומבוססת נתונים.